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西尾 努2007年2月より(株式・合同)会社設立・役員変更・定款変更、相続登記等、登記業務を中心に行っています。

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【黒い印?】定款変更登記などの議事録に押す印鑑

[ テーマ: 登記全般 ]

2018年2月24日11:47:00

先日、ある会社から定款変更登記のご依頼をいただきました。

すぐにその会社を訪問し、株主総会等の日時、決議内容など、定款変更に必要な情報を聴取、持ち帰って作成した書類に後日押印の後、郵送で送っていただくよう依頼したところ、まもなくその書類が届きました。

開封すると…

えっ!!!

議事録その他の書類に押捺された印鑑の一部は赤色残りは黒色。。。

前日、依頼人から、「送る書類はコピーをして、会社に保存しておいたほうが良いのか」というご質問があり、とりあえず原本は預かるので、念のためコピーして手続きが完了するまで保管しておいたほうがよい、と伝えたことを思い出し、

もしかすると、「コピー」の仕方がうまく伝わらなかったのかも、依頼人は平成生まれだしもしかすると昭和の感覚と違うのかもしれないし、と慌てて依頼人に連絡をとりました。

 

 

すると―

会社の印鑑は黒色個人の印鑑は赤色で押してあるだけで、送った書類はすべて原本」

だということでした。

なるほど・・・(汗)

 

 

実のところ、登記手続きで使用する書類について、「印鑑」に関する規定はいくつかありますが、押す印鑑の色の指定はありません。

すぐに、昔、司法書士を目指して通っていた資格予備校の講義で、現役の司法書士でもある講師が雑談の中でこのことに触れていたことを思い出しました。

「依頼があれば、緑色でも青色でも、ダメだという規定がないのだから、それで申請してみたい」

実際にやったことはないが、依頼があればしてみたい的な話をされていたと記憶しています。

まさか、それを自分がすることになろうとは…

 

 

とはいえ、いくらダメだという規定がないからといって、申請して手続きが中断したりすると時間がもったいないので、事前に管轄法務局に相談しました。

結局、「印鑑の色について制限はないものの、とくに「黒色の印鑑」はコピーかどうか見極めるのが困難だ…なので、これから押捺するのであれば避けて欲しいが、すでに押捺済みの書類があるのであれば、申請されても却下はできない。」という回答でした

が、印鑑は黒色で押されていてコピーのようだが、コピーではない旨、代理人司法書士が一筆書いて欲しいという。

紙の裏を見たり、ちょっと表面をこすったり、水で濡らしてみるなどして確認し、一筆加えることにしました。

 

 

今回のことで、書類に押印する印鑑は赤色(朱肉色)というのは、勝手に自分が常識だと思っているだけなのだということをガツンと思い知らされました。

印鑑は(品質のよい)朱肉を利用して押すということも一般的なことではないということも先日気づかされましたし…

 登記の書類に押印する時は、スタンプ台ではなく朱肉を

 

印鑑は、欠けることなく鮮明に決められた位置に押すということも伝えなければ伝わらないことも気づかされました。

 印鑑は向きよりも鮮明に、定位置に

 印鑑は定められた位置に押印しましょう

 

その他の失敗事例
 登記の書類の押印時に起きるこんな失敗

 

 

これからは、「印鑑」が身近ではない若い経営者も多くなりますし、依頼人は日本人とは限りませんし、きちんと説明しなければならない時代になっているようです。

 

 

 印鑑は、

 シヤチハタ(浸透印)を使用せず、

 付着したほこり、ゴミなどを取り除き、

 品質の良い朱肉を使い、

 赤やその他の色のスタンプ台は使用せず、

 印影が欠けないように押し、

 鮮明に押し、

 定められた枠内にはみ出ないように押す。

 

 

お願いしたいと思います。

でも…本音の部分で、大人相手に、こういうことを伝えるのは失礼に当たらないか、心配になります。

 

誰でも伝わるような案内を

 

* ちなみに、後日、この登記は無事に完了しております、念の為。

 


【商業登記】登記の書類の押印時に起きるこんな失敗

[ テーマ: 登記全般 ]

2017年7月28日12:16:00

会社、不動産を問わず、登記を申請する際には、「株主総会議事録」「取締役会議事録」「登記原因証明情報」「司法書士への委任状」その他、いろいろな書類に押印をすることになります。

司法書士がお客さまに代わって押印をすることはできないため、いつも、ヒヤヒヤしながら、押印の作業を見守ることになります。

多くの方は慎重に、問題なく押印されるのですが、時々、次のような失敗が見受けられます。

 

<書類押印時に起きた失敗の例>

1.慎重になりすぎて失敗

たとえば、会社設立の登記の際、「印鑑届書(印鑑証明書のもとになる)」への押印が最も重要になるので、その点をご説明すると、慎重になりすぎて手が震えたり等で失敗するケースが多いようです。

 

印鑑届書

 

最近では、あえて重要だと言わないようにしています。

 

 

2.会社の代表印のつもりで、銀行印を押印

押印する際、文字をよく確認してください。

見分けるコツは、印鑑の真ん中辺りに彫られた文字の数、「代表取締役印」だと6文字、「銀行之印」だと4文字で文字数が違いますし、また、「銀行」の「銀」の文字が読み取れることがあります。

 

変更登記の委任状に押す印鑑

 

 

3.朱肉の問題

100円ショップなどで売っている朱肉や、ゴム印などで使うスタンプ台を使用すると、薄かったり、かすれていたり、逆に滲んだりして失敗する可能性が高いようです。

とくに、安価な朱肉を使用すると、印影が不鮮明になる確率が高く、そうなると、再度の押し直しが必要となるため、送料、時間などが無駄になります。

できれば、文房具店、印鑑専門店で購入したものをご利用いただけると助かります。

 

就任承諾書の印

 

今後も幾度となく利用することになりますから、それなりの朱肉をご使用ください。

 登記の書類に押印する時は、スタンプ台ではなく朱肉を

 

 

4.印鑑の問題

何年も印鑑を使っていると、中にほこりやゴミが付着し、そのまま押印すると、文字が潰れてしまうことがあります。

押印前に専用のブラシなどで、こまめに掃除しましょう。

 

 

5.シヤチハタ印の使用

個人の印鑑を押印する際(実印を押印するケースを除きます)、時々、シヤチハタ印を使用する方がいらっしゃいますが、シヤチハタ印は役所への届出の際には使用できませんので、ご注意を。

 登記の書類に、シヤチハタ印は使わないでください

 

 

(関連)

 印鑑は定められた位置に押印しましょう

 定款変更登記などの議事録に押す印はふつうは朱色ですが…

 


管轄内と管轄外とで本店移転の司法書士報酬が違うわけ

[ テーマ: 登記全般 ]

2017年2月18日11:40:00

以前、設立登記のご依頼をいただいた依頼人から、会社を移転したので、本店移転登記を申請して欲しいというご依頼をいただきました。

中野区 → 新宿区 という法務局の管轄をまたぐ本店移転 です。

 

手続きは、

(1)株主総会で、定款の本店所在地に関する規定 を次のように変更し、

当会社の本店は、東京都新宿区に置く

 

(2)取締役会(取締役会設置の株式会社の場合)で、具体的な所在地(住所)、移転日を次のように決めます。

本店所在地 東京都新宿区新宿一丁目2番3号
移転日    平成29年2月1日
 (この本店所在地や移転日は架空のものです)

* 取締役会を設置していない株式会社や有限会社の場合には、株主総会の決議で全て決めることも可能です。

 

(3)登記申請は、中野区の法務局宛と新宿区の法務局宛の2種類作成して、中野区の法務局に提出します。

 

登録免許税は、

それぞれに3万円、合計で6万円です。

なお、司法書士報酬は、(弊事務所に限ってですが)、

管轄をまたぐ本店移転(中野区 → 新宿区)の司法書士報酬を、管轄内の本店移転(中野区中野 → 中野区東中野)よりも1万円高くしています。

管轄をまたぐ場合、申請書、印鑑届出書、印鑑カード交付申請書、新本店所在地での登記事項等書類の作成量が増えることから1万円の差を設けています。

 

矢印33 司法書士報酬について

矢印36 本店移転登記については、こちらをご参照ください。 

 

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